Workflow documentaire

De nombreuses entreprises souhaitent amorcer, dès aujourd’hui, leur transformation digitale en s’appuyant sur divers canaux numériques. Cette démarche passe notamment par la digitalisation progressive des documents transitant dans l’entreprise.

Numériser, en convertissant des documents papier en documents électroniques, permet d’augmenter significativement l’efficacité d’un workflow documentaire. Dès lors, votre multifonction devient un assistant précieux, connecté directement à votre environnement de travail.

Nos solutions permettent l’automatisation de processus récurrents (traitement de factures, de bons de livraisons, de contrats…). Via des interfaces intuitives, vos documents sont personnalisés, calibrés et déposés automatiquement sur un serveur, un FTP ou directement envoyés par messagerie électronique vers plusieurs destinataires. La circulation de l’information est ainsi améliorée ; vous gagnez immédiatement en réactivité tout en conservant le contrôle complet sur vos processus.

Enfin, nos outils peuvent être connectés à de nombreuses applications liées aux métiers du juridique, de la comptabilité ou de l’immobilier…

En mode natif, les imprimantes multifonctions permettent de dématérialiser un document papier plus ou moins rapidement en fonction de la vitesse de numérisation de la machine, mais ne sont pas en mesure de les renommer automatiquement de façon intelligente, de les classer instantanément dans le bon répertoire ou encore de les transformer en documents exploitables.

Grâce à la solution Scan Legal, il est aujourd’hui possible de gagner en efficacité en automatisant les tâches manuelles et répétitives de dématérialisation de documents papier. Scan Legal est une solution intelligente, disponible directement depuis les imprimantes multifonctions Xerox. L’application permet de dématérialiser en quelques instants et sans contraintes factures, contrats, attestations, certificats et tout autre document.

L’outil intègre 3 modes de classement :

• Mode Hashtags (envoi du document numérisé vers des répertoires favoris) ;
• Mode Arborescence Windows (navigation dans les dossiers Windows situés sur un réseau ou un ordinateur) ;
• Mode QR Code (dématérialisation de lots en une seule passe numérisation grâce à des intercalaires avec QR code).

Et si vous ne souhaitez pas obtenir un document au format PDF, Scan Legal océrise et transforme les documents papier en documents numériques textuels, entièrement exploitables dans Word, Excel ou encore PowerPoint.

Enfin, la solution contient un applicatif pour sceller les données des PDF et en garantir l’origine et l’intégrité. Le document est ainsi signé numériquement et horodaté pour obtenir une copie fidèle, certifiée conforme à l’original. Toute modification du document entraine le bris du scellé.  Votre document digital revêt ainsi les mêmes propriétés juridiques et légales que l’original papier.