Les 7 avantages de passer au bulletin de paie dématérialisé

Passer à la dématérialisation devient un incontournable dans la gestion des documents. Si le bulletin de salaire dématérialisé présente des caractéristiques intéressantes telles que la disponibilité ou encore l’accessibilité, il revêt aussi un caractère officiel avec une valeur juridique primordiale pour les entreprises. Mais quels sont ses réels avantages ?

1. La sécurité d’envoi du bulletin de salaire dématérialisé

L’employeur garantit la transmission du bulletin de salaire dématérialisé en toute sécurité via des données cryptées et dans le strict respect de la réglementation RGPD (protection des données personnelles). Terminé de veiller à la confidentialité des bulletins de paie lors de leur impression ou encore lors de la distribution.

De plus, l’employeur a le choix puisque le bulletin de salaire dématérialisé peut être envoyé en PDF sur un espace personnel avec protection par signature numérique afin de garantir son authenticité.

La fiche de paie numérique peut également être déposée dans un coffre-fort numérique ou ESC (espace sécurisé de conservation) avec un accès personnalisé et sécurisé pour le salarié.

Il est à noter qu’un simple archivage sur un serveur ou un disque d’entreprise n’est pas un coffre-fort numérique et ne garantit aucunement l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité dans le temps. Assurez-vous de bénéficier à minima d’un coffre-fort numérique, voire d’un archivage à valeur probante (donnant l’accessibilité à vos salariés à leurs bulletins de salaires durant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié).

2. Fiche de paie dématérialisée : le bonus organisationnel

Une entreprise agile est une entreprise qui automatise ses processus. La mise à disposition des bulletins de paie au format papier alourdit l’organisation, mobilise de l’espace et du personnel.

Avec le bulletin de salaire dématérialisé, un clic, depuis la plateforme en ligne, déclenche l’envoi de toutes les fiches de paie.

L’archivage et le classement dans le dossier du salarié se font automatiquement et le salarié reçoit un email de mise à disposition du document. Le processus de transmission et d’archivage des bulletins de salaire est ainsi entièrement automatisé.

3. La solution numérique qui fluidifie les relations sociales

Il existe 3 manières de remettre un bulletin de paie à un salarié :

– l’envoi par courrier postal

– la remise en main propre, contre décharge, par une personne habilitée

– le dépôt du bulletin de salaire signé électroniquement dans le coffre-fort du salarié

Contrairement aux idées reçues, le bulletin de paie remis en PDF en pièce jointe par mail n’est pas valable.

L’automatisation de l’édition et de l’envoi du bulletin de salaire dématérialisé assouplit le dialogue social avec notamment la suppression des erreurs humaines.

La loi El Khomri et son décret ont rassuré le salarié en faisant en sorte que l’employeur ait des obligations : remise du bulletin dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité.

La signature digitale des fiches de paie garantit la probité des données. La version dématérialisée des bulletins de salaire est officielle et permet au salarié de faire valoir ses droits (art. L3243-2 du Code du travail).

4. Le bulletin de salaire numérique, facteur d’économies

Le salarié reçoit son bulletin de salaire comme d’habitude et l’employeur réduit ses coûts (achats de fournitures, encre pour l’impression, affranchissement, coût humain).

De plus, le bulletin de salaire dématérialisé règle le problème de l’archivage chronophage des fiches de paie traditionnelles. Pour les entreprises, le retour sur investissement sur les coûts directs de gestion est immédiat et varie en fonction du taux d’adhésion des salariés (acceptation de réception de leur bulletin en version dématérialisée). Le taux indicatif est aujourd’hui de plus de 70% des salariés (Source Neopost/IFOP).

5. Un outil au cœur de la dématérialisation RH

Les services RH des entreprises, avec la loi de 2016, ont un guide pour se moderniser :

– devoir d’information : l’employeur informe les salariés de la dématérialisation au moins un mois avant

– droit d’opposition : le salarié peut refuser la dématérialisation à tout moment, même après acceptation

– l’employeur a l’obligation de garantir l’intégrité de la confidentialité des données (RGDP)

– le format d’édition doit être lisible et l’archivage de longue durée

La dématérialisation des bulletins de paie recentre l’activité d’un service RH sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

6. Fin de la fiche de paie papier : l’atout agilité

Le bulletin de salaire dématérialisé facilite les changements d’organisation. La nécessité de remise en main propre du bulletin de salaire disparaît. C’est une solution d’accompagnement du développement du télétravail en France.

Gestionnaire de paie en arrêt maladie, service RH surchargé : le salarié a toujours accès à son bulletin de paie.

De plus, le bulletin de salaire dématérialisé simplifie la gestion des flux documentaires et la vie quotidienne du salarié. Un atout clé surtout s’il est intégré à une GED et fait partie d’un archivage et d’un processus documentaire global.

7. La fiche de paie renforce une politique RSE

Le bulletin de salaire dématérialisé est un signal d’adoption d’un code de bonne conduite « zéro papier RH ». La fiche de paie électronique renforce votre image d’employeur au service des préoccupations environnementales.

Le ministère de la Transition Écologique et Solidaire sollicite la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE). La dématérialisation du bulletin de paie annonce à vos salariés, clients, concurrents, votre volonté d’accompagner ce mouvement.