11 Juil Collectivités : mise en place d’une GED pour améliorer l’efficacité
Les collectivités locales, telles que les mairies, les agglomérations, métropoles et les communes, sont confrontées à une quantité croissante de documents à gérer ; factures, bons de commande, devis, permis de construire, convocations, délibérations aux Conseils Municipaux, bulletins de salaire, courriers divers…
Le gestion de ces documents de manière « traditionnelle » peut alors s’avérer compliquer et manquer d’efficacité du au risque de perte de documents potentielles et aux recherches d’informations complexes lorsque ces documents représentent un volume important.
La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) peut offrir de nombreux avantages pour ces collectivités en améliorant l’efficacité en interne, la sécurité des informations partagées et la communication externe.
Les collectivités sont confrontées à divers problèmes au quotidien concernant la gestion des documents :
- La recherche documentaire peut être complexe et contenir des doublons
- Le suivi et le traitement du courrier peut être complexe et hors délai
- Les reconductions involontaires peuvent être fréquentes
- Perte de temps sur les processus de signature
- Transitions numérique globale à venir, notamment avec la LFE
En mettant en place une GED, les collectivités pourront en tirer plusieurs avantages, notamment :
- Sécurité optimisée : intégrité, authenticité et valeur probatoire
- Gain de temps dans le classement, la recherche et le traitement des processus
- Traçabilité et optimisation du traitement du courrier
- Optimisation des coûts
Exemple d'usage d'une GED Inidoc au sein d'une collectivité
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